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Für die Mediation ist wichtig, dass die beteiligten Konfliktparteien zu einem gemeinsamen Gespräch zusammenkommen. Die Aufgabe der MediatorInnen besteht darin, nach bestimmten Regeln den Gesprächsprozess so zu führen, dass alle Beteiligten in gleicher Weise zu Wort kommen, dass das Verfahren fair und vertraulich in angenehmer Atmosphäre verläuft. Sie sollen allparteilich sein, d.h. allen Konfliktbeteiligten in gleicher Weise ohne Be- und Verurteilung zugetan. Für die Konfliktlösungen sind allein die Konfliktparteien zuständig. Es wird davon ausgegangen, dass sie die beste Kompetenz für die Lösung ihres Konfliktes besitzen. Ziel ist, gemeinsame, einvernehmliche Lösungen zu erarbeiten, mit denen alle Beteiligten als Gewinner aus dem Konflikt hervorgehen.
Anders als etwa beim Gerichts-, aber auch beim Schiedsverfahren ist die Mediation ein sehr selbstbestimmtes, eigenverantwortliches Verfahren, bei dem nicht eine dritte, übergeordnete Instanz entscheidet.
Eine Mediation verläuft idealtypisch in fünf aufeinander folgenden Phasen:
In der ersten Phase wird kurz das Verfahren erklärt, ein angenehmes Klima erzeugt und das gemeinsame Konfliktthema ermittelt.
In Phase zwei geht es um die jeweiligen Sichtweisen und Positionen der Konfliktpartner. Dabei ist wichtig, alle Sichtweisen zuzulassen und nicht zu bewerten. Jeder ist berechtigt, seine ganz persönliche Sicht der Dinge zu haben.
In der dritten Phase werden die Hintergründe erhellt, das, was sich oft hinter dem Konflikt verbirgt. Dabei geht es dann ganz wesentlich um Gefühle, Bedürfnisse und Interessen, die von den Mediatoren mit gezielten Gesprächstechniken erfragt werden. Immer geht es darum, die Hintergründe bei dem jeweils anderen zu verstehen, seine Interessen und Wünsche mit zu bedenken.
In der Phase vier werden mögliche, auch zunächst abwegige Lösungsoptionen gesucht und gesammelt, die dann nach dem Harvard-Konzept verhandelt werden. Das Harvard-Konzept geht zurück auf Professoren der Harvard University in Cambridge bei Boston in den USA, die während der Kuba-Krise im Herbst 1962 für den amerikanischen Präsidenten John F. Kennedy im Konflikt mit dem sowjetischen Ministerpräsidenten Nikita Chruschtschow ein Verhandlungskonzept ausgearbeitet haben, das noch heute für Verhandlungen aller Art genutzt wird. Damals hat es geholfen, einen möglichen 3. Weltkrieg zu verhindern.
Schließlich wird in der fünften Phase eine Vereinbarung geschlossen über die ganz konkret ausgehandelten Punkte, über einzelne Schritte, zu denen die Konfliktpartner sich verpflichten wollen. Mit einer kurzen Auswertung geht dann die Mediation zu Ende.
Hans-Jürgen Rojahn in: zivil - Zeitschrift für Frieden und Gewaltfreiheit, Nr. 4/2003